No último post, falei um pouco sobre o motivo da EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ser tão importante, e se e você ainda não viu, dá uma conferida aqui. Hoje, eu te mostro como construir essa ferramenta, que me atrevo a dizer, é fundamental, para que a gestão do seu projeto aconteça de maneira mais fluida e assertiva.
Antes de iniciar, caso você nunca tenha visto uma EAP, ela se parece com um organograma, porém, ao invés de cargos ou nome de pessoas, cada nível e/ou “caixinha” dela, são entregas a serem feitas. Começando pelo topo ou primeira linha, chamado de nível 1 e descendo de acordo com os grupos de entregas. É importante ressaltar que a EAP deve ser feita em conjunto entre o gerente de projeto e o time do projeto.
Então, sem mais demora, vamos direto ao ponto.
1. Definição do escopo
É crucial que o escopo do projeto já tenha sido definido, antes de iniciar a elaboração da EAP, já que é ele quem irá nortear quais serão as entregas e objetivos.
Geralmente, o escopo é descrito em um documento chamado TAP – Termo de Abertura do Projeto. Esse documento é elaborado pelo sponsor e gerente do projeto, e é a partir dele que o planejamento do projeto se inicia.
Dessa forma, tendo o escopo claramente definido, alinhado com o sponsor do projeto e documentado, é iniciado a elaboração da EAP. Para facilitar o entendimento, vamos supor que o escopo do seu projeto, seja a construção de uma residência unifamiliar de 120 m², com três quartos, dois banheiros, sala, cozinha e área de lazer. Vamos chamar esse projeto de Construção de Residência e esse é o nome que ficará no nível 1 da EAP.
2. Identificação dos principais entregáveis (nível 2 da EAP)
Com o escopo alinhado, precisaremos dividi-lo em grandes blocos de entrega. Lembrando que na EAP, descrevemos somente as entregas, normalmente chamados de pacotes de trabalho e não atividades, já que as atividades são descritas no cronogrma. Usando o exemplo do nosso projeto, os pacotes de trabalho para o nível 2, poderiam ser:
- Projeto legal
- Fundação
- Estrutura
- Instalações (hidráulica e elétrica)
- Acabamentos
- Entrega final
Digo que “poderiam ser”, pois cada pessoa pode nomear os pacotes de trabalho de forma diferente, então, não tem certo ou errado, desde que sejam entregas e não, atividades.
Mas então, qual seria a diferença entre esses dois termos?
Uma atividade é a ação ou tarefa que precisa ser realizada, para que o pacote de trabalho seja feito, por exemplo, meu pacote de trabalho é o projeto legal, mas para obtê-lo, eu preciso contratar uma arquiteta, que irá fazer o projeto. Nesse caso, a contratação da arquiteta, é a ação, que resulta no pacote de trabalho “Projeto Legal”, então, essa ação não entrará na EAP.
3. Decomposição de cada entrega em subentregas (níveis 3, 4,…)
Depois de elaborar o nível 2 com os grandes blocos de entrega, você precisa começar a detalhar as subentregas dele. Cada uma delas precisa ter um resultado claro, e não apenas uma entrega genérica. Exemplo:
- Acabamentos:
- Revestimento de piso
- Pintura interna
- Esquadrias de alumínio
- Louças e metais
Essas entregas fazem parte do nível 3, porém, dependendo da complexidade do projeto, podem existir os níveis 4, 5 e assim por diante.
4. Enumeração das entregas
Depois de elencar todas as entregas, utilize uma numeração hierárquica para facilitar a leitura e o rastreamento de tudo o que foi descrito. Isso ajuda na organização e facilita a criação de relatórios, cronograma e sistemas de controle, posteriormente.
- 1.0 Construção da Casa
- 1.1 Fundação
- 1.1.1 Escavação
- 1.1.2 Concretagem
- 1.2 Estrutura
- 1.2.1 Pilares
- 1.2.2 Lajes
Nesse exemplo descrito, a EAP poderia ficar assim:
Fácil, não foi? Antes que você aplique essas orientações para montar sua EAP, confira abaixo algumas dicas que podem te ajudar ainda mais.
Boas práticas na construção da EAP
Evite confundir atividades com entregas:
Na EAP, não se coloca tarefas, mas sim resultados esperados.
Use uma ferramenta visual:
O formato mais comum é o de árvore, mas você pode usar listas hierárquicas ou softwares específicos.
Inclua todas as entregas do escopo:
A ausência de um item pode significar trabalho não previsto, gerando riscos e estouro de orçamento.
Cada pacote de trabalho deve ser:
- Único (sem sobreposição com outros)
- Claramente identificável
- Entregável e mensurável
Existem algumas ferramentas que podem te ajudar a construir uma EAP, como o Excel, Ms Project, WBS Schedule Pro, mas você também pode fazer isso de forma manual, apenas com papel e caneta, fica a seu critério, sempre lembrando de deixar tudo documentado.
Conclusão
Criar uma EAP eficiente é um passo estratégico que vai além do planejamento técnico. É uma ferramenta de alinhamento, controle e gestão do escopo, e pode ser a diferença entre um projeto bem-sucedido e um cheio de surpresas.
Espero ter te ajudado!
Te vejo no próximo post!
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