Imagina que você recebeu um projeto para gerenciar, com várias áreas envolvidas e muitas entregas a serem feitas. Quem te passou essa missão, te disse apenas a data final de entrega. E agora, o que você faz?
Eu não sei você, mas eu, no meio de tantas entregas e atividades, preciso ter uma visão clara do que precisa ser feito e quando, para que eu consiga pensar no como. Dessa forma, o cronograma é uma ótima ferramenta, que pode te trazer clareza nesse momento.
No último post, vimos o que é uma EAP e qual a importância dela, e se você ainda não viu, clique aqui para conferir. A EAP é o pontapé inicial que origina o cronograma, já que ela traz todos os pacotes de trabalho que precisam ser entregues, para que o projeto seja concluído. Dessa forma, depois de elaborarmos a EAP, é necessário fazer o cronograma.
Diferente da EAP, que contém os pacotes de trabalho, o cronograma possui as atividades, cujo os resultados, serão esses pacotes de trabalho. O cronograma, assim como a EAP, funciona como um “mapa”, porém, um mapa bem mais detalhado. Ele nada mais é, do que um plano visual com a distribuição das atividades ao longo do tempo, onde precisamos sequenciar essas atividades e saber a duração de cada uma delas, mas esse detalhamento, é assunto para outro post. Agora, vamos entender melhor quais são os reais benefícios de um cronograma.
Organização e visão clara
Com o cronograma, você sabe exatamente o que deve ser feito em cada etapa e também os responsáveis por cada uma delas. Isso pode evitar atrasos, retrabalho e confusões na equipe.
Controle de prazos
O cronograma ajuda a manter o projeto dentro do prazo previsto, o que é essencial para não ultrapassar o orçamento nem perder oportunidades importantes. Mas é importante fazer o controle de perto, pois caso haja alguma atividade no caminho crítico, a chances de atraso, são grandes.
Distribuição de tarefas
No cronograma, cada tarefa tem um responsável e um prazo. Isso melhora a gestão do time e todos ficam cientes do que deve ser feito, o que aumenta a produtividade. Lembre-se sempre: Incerteza causa baixa eficiência.
Antecipação de problemas
Com um planejamento visual, é mais fácil identificar possíveis gargalos ou atividades que possam atrasar o projeto. Assim, você pode agir preventivamente e até fazer atividades em paralelo para alcançar o prazo proposto.
Comunicação com clientes e equipe
O cronograma facilita o alinhamento entre todos os envolvidos, pois ele serve como um documento de referência para reuniões e atualizações de status. Dessa forma, é possível ter clareza do que já foi feito, das tarefas a executar, e aquelas que estão atrasadas e podem impactar o prazo final do projeto.
Existem diversas maneiras de elaborar um cronograma, desde as mais simples, utilizando uma planilha no Excel, até as mais completas, como o MS Project. No entanto, mais importante do que a ferramenta em si é entender o verdadeiro valor do cronograma. Ele não é apenas uma formalidade, mas sim uma ferramenta estratégica que melhora a organização, reduz riscos e aumenta as chances de entregar o projeto no prazo.
No próximo post, te explico no detalhe, como começar a construir um cronograma.
Espero que esse post tenha te ajudado. Até a próxima 🙂
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